【決定版】バーチャルオフィスの作り方＆東京近郊でオススメの業者

月額1650円！東京都内一等地のバーチャルオフィス【レゾナンス】

バーチャルオフィスとは？作り方から注意点まで解説

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、物理的なオフィスを持たずにビジネスの住所や電話番号をレンタルするサービスです。

これにより、企業や個人事業主が都心の一等地にオフィスを構えているように見せることができます。

具体的には、郵便物の受け取りや電話の応対を代行してもらえるため、自宅の住所を公開せずにビジネスを運営することが可能です。

バーチャルオフィスの主な利点は以下の通りです。

一方で、バーチャルオフィスには以下のようなデメリットもあります。

このように、バーチャルオフィスは低コストでビジネスをスタートするための有効な手段ですが、利用する際には業種やビジネスの形態に応じた適切な判断が求められます。

バーチャルオフィスの仕組み

バーチャルオフィスの仕組みは、物理的なオフィスを持たずにビジネス運営を行うための各種サービスを提供することにあります。

主な機能には、住所貸し、郵便物の受け取り・転送、電話応対サービス、会議室の利用などがあります。

以下に、それぞれの具体的な内容を説明します。

住所貸し

バーチャルオフィスが提供する住所を利用することで、法人登記や名刺、ウェブサイトに一等地の住所を記載することができます。これにより、ビジネスの信頼性やイメージアップを図ることができ、実際には都心のオフィスを持たない企業でも、あたかも一等地にオフィスがあるように見せることが可能です。

郵便物の受け取り・転送

バーチャルオフィスでは、利用者宛の郵便物を受け取り、必要に応じて写真で通知したり、指定の住所に転送したりします。多くのバーチャルオフィスでは、以下のような柔軟なオプションが提供されています。

• 郵便物の写真通知：到着した郵便物を写真で確認できます。
• 毎週の転送サービス：週に一度、指定の住所に郵便物を転送します。
• 即日転送サービス：急ぎの郵便物を即日転送するオプションもあります。

電話応対サービス

専用の電話番号が提供され、オペレーターが利用者の代わりに電話を受け付けます。オペレーターは、以下のようなサービスを提供します。

• 電話の転送：重要な電話は利用者の携帯電話や自宅に転送します。
• メッセージの伝達：オペレーターが受けた電話の内容をメッセージとして利用者に伝えます。

会議室の利用

バーチャルオフィスは、必要な時に利用できる会議室を提供しています。これにより、クライアントとの打ち合わせや社内会議を行うことが可能です。多くのプランでは、会議室の利用が無料または割引価格で提供されており、コストを抑えつつビジネス活動をサポートします。

バーチャルオフィスはこれらの機能を通じて、実際のオフィスを持たなくてもビジネス運営が可能になる仕組みを構築しています。

バーチャルオフィスを作る際に気をつけること

バーチャルオフィスを作る際には、いくつかの重要なポイントに気をつける必要があります。

以下に、特に注意すべき点を挙げます。

バーチャルオフィス 怪しい業者の見分け方

バーチャルオフィスを利用する際に、怪しい業者を避けることは非常に重要です。以下のポイントを押さえると、信頼できるサービス提供者を選ぶことができます。

1. 公式ウェブサイトと情報の透明性

• 公式ウェブサイトの確認：公式サイトが整っているか、情報が最新かどうか確認します。
• 会社情報の公開：運営会社の所在地や連絡先、代表者名などの基本情報が公開されているか確認しましょう。

2. 料金体系と契約内容

• 明確な料金体系：料金が明確に表示されているか、隠れた費用がないか確認します。
• 契約条件の確認：契約内容や解約条件が詳細に説明されているか確認しましょう。

3. 実績と評判

• 長期間の運営実績：長く運営されているか、実績があるか確認します。
• 利用者の口コミ：他の利用者の口コミやレビューを確認し、評判が良いかどうか判断します。

4. 法的な適正性と認可

• 適法性の確認：運営が法的に適正であるか、必要な認可を受けているか確認します。
• トラブル対応：過去に法的トラブルや問題がなかったかを調べます。

5. 実際に利用してみる

• お試しプランの活用：可能であれば、短期間のお試しプランを利用して、サービスの質を確認します。
• 内覧や見学：事務所の内覧や見学が可能な場合は、実際に訪れて確認しましょう。

怪しい業者を避けるためには、これらのポイントをしっかり確認し、信頼できるサービス提供者を選ぶことが重要です。

バーチャルオフィスでダメな業種は？

バーチャルオフィスは多くの業種で利用されていますが、中にはバーチャルオフィスを利用するのが難しい業種も存在します。

以下に、バーチャルオフィスが適さない業種の具体例を挙げます。

1. 実店舗が必要な業種

• 飲食店：レストランやカフェなどの飲食業は、物理的な店舗が必要なため、バーチャルオフィスでは対応できません。
• 小売業：実際に商品を販売する店舗が必要な小売業もバーチャルオフィスには適していません。

2. 許認可が必要な業種

• 医療・介護業：診療所や介護施設など、現地での運営が法的に求められる業種は、バーチャルオフィスでは認可が下りないことがあります。
• リサイクル業：古物商などの許認可が必要な業種は、バーチャルオフィスの住所では認可が難しい場合があります。

3. 対面での信頼が重要な業種

• 法律・会計事務所：弁護士や税理士など、対面での相談が重要な業種は、バーチャルオフィスだけでは信頼を得にくい場合があります。
• 教育機関：塾や学校など、対面での教育が必要な場合は物理的な教室が必要です。

4. 特商法に基づく業種

• 特定商取引法に基づく業種：ネットショップなどで特商法に基づく表記が必要な場合、一部のバーチャルオフィスでは対応できないことがあります。

このように、バーチャルオフィスは多くの業種に対応できますが、特定の条件や法的要件を満たす必要がある業種では適さないことがあります。

利用を検討する際には、自身のビジネスに適した環境かどうかを十分に確認することが重要です。

バーチャルオフィスのトラブル事例

バーチャルオフィスを利用する際には、いくつかのトラブルが発生することがあります。

以下に、よくあるトラブル事例とその対策を紹介します。

1. 郵便物の紛失や遅延

• 事例：重要な郵便物が紛失したり、転送が遅れて届くことがあります。
• 対策：信頼性の高いバーチャルオフィスを選び、郵便物の管理体制を確認しましょう。また、郵便物の写真通知サービスや追跡可能な転送サービスを利用することをおすすめします。

2. 法人登記の問題

• 事例：バーチャルオフィスの住所で法人登記をしたが、銀行口座の開設ができなかったり、融資が受けられないことがあります。
• 対策：法人登記が可能かどうかを事前に確認し、必要に応じて法人口座開設に対応したサービスを選びましょう。また、銀行や金融機関と事前に相談することも重要です。

3. 他の利用者とのトラブル

• 事例：同じ住所を利用している他の事業者との間で、郵便物の混同や信頼性の問題が発生することがあります。
• 対策：利用者が多いバーチャルオフィスでは、しっかりとした管理体制が整っているか確認し、信頼できる運営会社を選びましょう。また、別の連絡先を明示することもトラブル回避に役立ちます。

4. 無届け業者の問題

• 事例：無届けのバーチャルオフィス業者を利用した結果、突然サービスが停止したり、住所が使えなくなることがあります。
• 対策：運営会社の適法性や認可を確認し、信頼性のある業者を選びましょう。契約前に口コミやレビューをチェックすることも有効です。

これらのトラブル事例を事前に把握し、対策を講じることで、バーチャルオフィスの利用を安心して行うことができます。信頼できるサービス提供者を選び、適切な利用方法を心がけましょう。

バーチャルオフィスの作り方：おススメの業者

月額1650円！東京都内一等地のバーチャルオフィス【レゾナンス】

東京近郊なら特にレゾナンスがおすすめ

バーチャルオフィス【レゾナンス】 は他のバーチャルオフィスと比べて、いくつかの独自のメリットを提供しています。ここでは、レゾナンスの特に優れた点を紹介します。

1. 一等地の住所をリーズナブルに提供

• 東京都港区浜松町、青山、中央区銀座、日本橋、渋谷区神宮前、恵比寿、新宿区西新宿、千代田区神田、横浜市西区といった一等地にオフィスを構えています。
• 月額990円からというリーズナブルな価格でこれらの住所を利用できるため、低コストで都心の住所を持つことができます。

2. 全店舗スタッフ常駐

• 全ての店舗にスタッフが常駐しており、郵便物の受け取りや急な来客対応が可能です。
• 他のバーチャルオフィスでは無人経営が多い中、レゾナンスは常にスタッフがいることで安心感と信頼性を提供しています。

3. 郵便物の無料写真通知サービス

• 届いた郵便物は、会員専用サイトからリアルタイムで写真で確認できます。
• 必要に応じて郵便物の即日発送も可能な「スポット転送」オプションがあります。
• これにより、外出先でもリアルタイムで郵便物を確認できる利便性を提供しています。

4. スマホで簡単に会社設立

• 「スマホde会社設立」というサービスを提供しており、スマホ一つで簡単に会社設立の書類作成ができます。
• 通常かかる収入印紙代4万円が0円になり、初期コストを大幅に削減できます。

5. 豊富なビジネスサポートサービス

• 法人口座開設のサポートや格安ホームページ制作、会社設立サポートなど、多岐にわたるビジネス支援サービスを提供。
• 会員向けの異業種交流会も定期的に開催され、ネットワーキングの機会が豊富です。
• これにより、ビジネスの成長に合わせた柔軟なサポートが受けられます。

6. 高い顧客満足度と信頼性

• 顧客満足度98.2%を誇り、利用社数も急増しています。2023年12月には利用社数が18,555社を突破。
• この伸び率は業界トップレベルで、多くの利用者から高い評価を受けています。

7. 選べる豊富なオプションサービス

• 転送電話、電話秘書代行、専用FAX、フリーダイヤルなど、20種類以上のオプションサービスを提供。
• ビジネスの成長やニーズに応じて柔軟にサービスを追加できるため、必要な機能を手軽に利用できます。

レゾナンスは、他のバーチャルオフィスにはない独自のメリットを多く提供しており、特に一等地の住所をリーズナブルに利用できる点や、スタッフ常駐による安心感、豊富なビジネスサポートサービスが魅力です。

ビジネスの成長に合わせた柔軟な対応が可能で、安心して利用できるバーチャルオフィスとしておすすめです。